Rząd przygotował szeroki pakiet zmian w procedurach związanych z dowodami osobistymi, dokumentami paszportowymi, aktami stanu cywilnego oraz sprawami dotyczącymi polskiego obywatelstwa. Reforma ma ograniczyć liczbę wizyt w urzędach, umożliwić załatwianie kolejnych spraw przez internet i zapewnić obywatelom większą swobodę przy odbiorze dokumentów. Jedną z najważniejszych propozycji jest możliwość odebrania dowodu osobistego w urzędzie innej gminy niż ta, w której został złożony wniosek, Santeos.pl podaje, powołując się nа rmf24.pl.
Zmiany mają również objąć osoby, które ukończyły 70 lat. Zgodnie z założeniami projektu wydawany im dowód osobisty mógłby zachowywać ważność przez 15 lat, co oznaczałoby rzadszą konieczność wymiany dokumentu. Nowe rozwiązania mają być korzystne również dla rodziców, osób mających problemy z poruszaniem się oraz rodzin załatwiających formalności po śmierci bliskiej osoby.
Reforma pozostaje jednak projektem, dlatego nie wszystkie przedstawione rozwiązania są obecnie obowiązującym prawem. Ostateczny zakres zmian, data ich wejścia w życie oraz zasady korzystania z nowych usług będą zależały od zakończenia całego procesu legislacyjnego i przygotowania odpowiednich systemów informatycznych.
Cztery ustawy mają zostać zmienione
Przygotowany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji projekt obejmuje cztery ważne akty prawne. Chodzi o ustawę o dowodach osobistych, Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawę o dokumentach paszportowych oraz ustawę o obywatelstwie polskim. Każdy z tych obszarów zawiera procedury, które w praktyce dotyczą milionów mieszkańców kraju.
Głównym celem reformy jest skrócenie i uproszczenie formalności. Urzędnicy mają otrzymać lepszy dostęp do danych niezbędnych do potwierdzania tożsamości, natomiast obywatele powinni zyskać więcej możliwości załatwienia sprawy poza miejscem zamieszkania lub bez osobistej wizyty w urzędzie.
Planowane rozwiązania obejmują między innymi:
- odbiór dowodu osobistego w innej gminie niż miejsce złożenia wniosku;
- wydłużenie ważności dowodów wydawanych osobom po 70. roku życia;
- elektroniczne zgłaszanie utraty lub uszkodzenia dowodu dziecka;
- dodatkowe ułatwienia dla osób niezdolnych do wizyty w urzędzie;
- nowe zasady przywracania ważności omyłkowo unieważnionych dokumentów;
- uproszczenie dostępu rodziny do dokumentacji zmarłego;
- zmiany w elektronicznym składaniu wniosków paszportowych dla dzieci.
Reforma ma więc dotyczyć nie tylko samego plastikowego dokumentu. Obejmuje także sposób wymiany informacji między rejestrami, obowiązki konsulów, uprawnienia Straży Granicznej oraz procedury stosowane przez organy paszportowe.
„Najważniejszą zmianą z punktu widzenia mieszkańców będzie odejście od sztywnego powiązania części procedur z jednym urzędem. Mobilność obywateli jest dziś znacznie większa, dlatego administracja powinna umożliwiać załatwienie sprawy tam, gdzie dana osoba rzeczywiście przebywa” – wskazuje ekspert zajmujący się organizacją administracji publicznej.
Dowód osobisty będzie można odebrać w innej gminie
Obecne procedury powodują, że obywatel jest zazwyczaj związany z urzędem, w którym złożył wniosek o wydanie dowodu. Może to stanowić problem dla osób pracujących w innym mieście, studentów, pracowników delegowanych oraz mieszkańców często zmieniających miejsce pobytu. Powrót do konkretnej gminy wyłącznie po gotowy dokument wymaga dodatkowego czasu i nierzadko wiąże się z kosztami podróży.
Projekt zakłada wprowadzenie bardziej elastycznej zasady. Obywatel miałby możliwość odebrania dokumentu w organie innej gminy niż ta, która przyjęła wniosek. Szczegóły dotyczące wyboru miejsca odbioru, przekazywania dokumentu między urzędami oraz wskazywania wybranej gminy powinny zostać doprecyzowane w przepisach wykonawczych i systemach obsługujących dowody osobiste.
Odbiór dowodu w dowolnej gminie może być szczególnie ważny dla osób przebywających czasowo poza miejscem zameldowania. W Polsce wiele osób mieszka, pracuje lub uczy się setki kilometrów od rodzinnej miejscowości, dlatego przypisanie całej procedury do jednego urzędu coraz słabiej odpowiada realiom społecznym.
Nie oznacza to jednak, że dokument będzie można bez wcześniejszego wskazania odebrać w każdym urzędzie. Ostateczna procedura może wymagać wybrania konkretnej gminy podczas składania wniosku lub późniejszego zgłoszenia zmiany miejsca odbioru. Takie szczegóły będą istotne zarówno dla mieszkańców, jak i urzędników odpowiedzialnych za bezpieczne przekazywanie dokumentów.
Seniorzy mają otrzymywać dowód na 15 lat
Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian będzie wydłużenie okresu ważności dowodu osobistego dla osób, które ukończyły 70 lat. Dokument wydawany seniorowi miałby pozostawać ważny przez 15 lat. Dzięki temu starsze osoby nie musiałyby tak często przechodzić pełnej procedury składania wniosku, wykonywania zdjęcia i odbierania nowego dowodu.
Pomysł uzasadniany jest tym, że dane osobowe seniorów zmieniają się stosunkowo rzadko. Dłuższa ważność dokumentu mogłaby jednocześnie zmniejszyć liczbę wniosków obsługiwanych przez urzędy i ograniczyć problemy osób mających trudności z poruszaniem się. Jest to istotne zwłaszcza dla seniorów mieszkających samotnie lub wymagających pomocy członków rodziny.
Warstwa elektroniczna dokumentu może jednak podlegać innym ograniczeniom niż jego część fizyczna. W praktyce oznacza to, że dowód nadal mógłby potwierdzać tożsamość, lecz po upływie okresu ważności certyfikatów nie wszystkie funkcje cyfrowe byłyby dostępne. Obywatel korzystający z podpisu osobistego lub innych funkcji elektronicznych musiałby sprawdzić, czy konieczna jest wcześniejsza wymiana dokumentu.
Dłuższa ważność dowodu nie oznacza, że dokument nigdy nie będzie wymagał wymiany. Nadal znaczenie będą miały zmiana danych, utrata, uszkodzenie lub sytuacja, w której fotografia przestanie umożliwiać rozpoznanie posiadacza. Seniorzy powinni również sprawdzać ważność warstwy elektronicznej, jeżeli korzystają z cyfrowych funkcji dokumentu.
Co zmieni się dla rodziców i dzieci?
Projekt przewiduje dalszą cyfryzację procedur dotyczących dowodów osobistych dzieci. Rodzic, pod którego władzą rodzicielską pozostaje dziecko, miałby możliwość zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dokumentu przez internet. Warunkiem będzie potwierdzenie relacji między rodzicem a dzieckiem w rejestrze PESEL.
Rozwiązanie ma ograniczyć konieczność osobistego stawienia się w urzędzie wyłącznie po to, aby unieważnić zagubiony dokument. Szybkie elektroniczne zgłoszenie ma również znaczenie dla bezpieczeństwa, ponieważ skróci czas, w którym utracony dowód mógłby zostać bezprawnie wykorzystany.
Zmiany mają dotyczyć również zasad składania wniosków. Projekt przewiduje, że czynności związane z dokumentem dziecka będą wykonywane przez rodzica mającego pełną władzę rodzicielską. System powinien automatycznie sprawdzać odpowiednie powiązanie, co ma ograniczyć ryzyko przyjęcia zgłoszenia od osoby nieuprawnionej.
W przypadku dokumentów paszportowych planowane jest doprecyzowanie, że elektroniczny wniosek dla dziecka do 12. roku życia będzie możliwy wtedy, gdy dziecko ma już nadany numer PESEL. Projekt ma także umożliwić elektroniczne wyrażenie zgody na wydanie dokumentu paszportowego.
„Rodzice oczekują przede wszystkim prostych usług, które nie wymagają wizyty w urzędzie w każdej technicznej sprawie. Jednocześnie system musi skutecznie weryfikować władzę rodzicielską, ponieważ dokument dziecka jest objęty taką samą ochroną jak dowód osoby dorosłej” – ocenia specjalista do spraw usług cyfrowych.
Pomoc dla osób, które nie mogą dotrzeć do urzędu
Obowiązujące procedury przewidują szczególne rozwiązania dla osób, które ze względu na chorobę, niepełnosprawność lub inną niedającą się pokonać przeszkodę nie mogą osobiście pojawić się w urzędzie. Reforma ma rozszerzyć zakres czynności możliwych do wykonania podczas wizyty urzędnika w miejscu pobytu wnioskodawcy.
Przy okazji przyjmowania wniosku o nowy dowód możliwe ma być jednoczesne zgłoszenie utraty dotychczasowego dokumentu. Osoba zainteresowana będzie mogła również poinformować o podejrzeniu nieuprawnionego wykorzystania swoich danych osobowych. Dotychczas konieczność przechodzenia przez kilka odrębnych procedur mogła dodatkowo obciążać ludzi znajdujących się w trudnej sytuacji zdrowotnej.
Zmiana ma pozwolić na połączenie kilku czynności podczas jednego kontaktu z urzędnikiem. Ograniczy to liczbę wizyt, dokumentów i zgłoszeń, a jednocześnie powinno przyspieszyć unieważnienie dowodu, który zaginął lub mógł zostać wykorzystany przez nieuprawnioną osobę.
| Grupa obywateli | Planowane ułatwienie | Praktyczne znaczenie |
|---|---|---|
| Osoby po 70. roku życia | Dowód ważny przez 15 lat | Rzadsze wizyty w urzędzie |
| Osoby mieszkające poza rodzinną gminą | Odbiór dowodu w innym urzędzie | Brak konieczności dalekiego wyjazdu |
| Rodzice dzieci | Internetowe zgłoszenie utraty dokumentu | Szybsze unieważnienie dowodu |
| Osoby z ograniczoną mobilnością | Kilka czynności podczas wizyty w miejscu pobytu | Mniej odrębnych procedur |
| Rodzina zmarłego | Łatwiejszy dostęp do dokumentacji | Sprawniejsze formalności po śmierci |
Urzędnicy otrzymają nowe możliwości weryfikacji danych
Reforma ma również poprawić przepływ informacji między urzędami i państwowymi rejestrami. Minister właściwy do spraw wewnętrznych ma zyskać dostęp do danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz Rejestru Dokumentów Paszportowych, gdy są one potrzebne w postępowaniach dotyczących obywatelstwa polskiego.
Sprawniejsza weryfikacja danych powinna skrócić czas oczekiwania na rozstrzygnięcie sprawy. Dzisiaj część informacji musi być pozyskiwana w ramach odrębnych zapytań, co wydłuża postępowanie i zwiększa liczbę czynności wykonywanych przez urzędników.
Nowe uprawnienia nie oznaczają nieograniczonego dostępu do danych obywateli. Każde korzystanie z rejestrów powinno odbywać się w zakresie określonym ustawą i w związku z konkretnym postępowaniem. Systemy państwowe rejestrują operacje wykonywane na danych, co ma umożliwiać kontrolowanie sposobu ich wykorzystywania.
Szybsza weryfikacja tożsamości może zmniejszyć liczbę przypadków, w których obywatel jest proszony o ponowne dostarczenie dokumentów już znajdujących się w państwowych rejestrach. Jest to jeden z podstawowych celów cyfryzacji administracji: urząd powinien w pierwszej kolejności korzystać z danych, którymi państwo już dysponuje.
Błędnie unieważniony dowód będzie można przywrócić
Projekt zawiera także rozwiązanie dotyczące oczywistych pomyłek urzędniczych. Jeżeli dowód osobisty bez warstwy elektronicznej został unieważniony przez błąd, a jego fizyczna postać nie została zniszczona lub anulowana, możliwe ma być przywrócenie dokumentowi ważności.
Obecnie nawet oczywista pomyłka może powodować konieczność przeprowadzenia procedury wydania nowego dowodu. Dla obywatela oznacza to dodatkowy czas, wykonanie fotografii i oczekiwanie na kolejny dokument, mimo że problem nie powstał z jego winy.
Przywrócenie ważności ma być ograniczone do ściśle określonych przypadków. Nie będzie dotyczyć dowodów rzeczywiście utraconych, zniszczonych albo unieważnionych z powodu zmiany danych. Szczególne ograniczenia mają również wynikać z zabezpieczeń związanych z warstwą elektroniczną.
Podobne rozwiązanie ma pojawić się w procedurach paszportowych. Minister właściwy do spraw informatyzacji miałby możliwość przywrócenia ważności paszportu lub paszportu tymczasowego unieważnionego wskutek oczywistej pomyłki urzędnika.
Konsul i Straż Graniczna z nowymi kompetencjami
Nowelizacja ma uporządkować procedury stosowane poza granicami Polski. Konsul, któremu obywatel zgłosi utratę lub uszkodzenie dowodu, będzie mógł samodzielnie unieważnić dokument w Rejestrze Dowodów Osobistych. Ma to przyspieszyć reakcję i ograniczyć ryzyko posługiwania się zagubionym dokumentem przez inną osobę.
Planowane jest również umożliwienie zgłaszania utraty dowodu osobistego Straży Granicznej. Podobna procedura funkcjonuje w odniesieniu do dokumentów paszportowych. Rozwiązanie może być istotne dla osób, które zauważą brak dokumentu podczas przekraczania granicy lub pobytu w rejonie przejścia granicznego.
Obywatel ma być także informowany o unieważnieniu dowodu, jeżeli nastąpiło ono z powodu zmiany danych. Gdy w Rejestrze Danych Kontaktowych nie ma numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej danej osoby, obowiązek przekazania informacji ma spoczywać na organie gminy.
„Szybkie unieważnienie utraconego dokumentu ma podstawowe znaczenie dla ochrony przed kradzieżą tożsamości. Im krócej dowód pozostaje formalnie aktywny, tym mniejsze jest ryzyko wykorzystania go do zawarcia umowy lub próby podszycia się pod właściciela” – podkreśla ekspert do spraw bezpieczeństwa dokumentów.
Rodzina łatwiej uzyska dokumentację zmarłego
Nowe przepisy mają ułatwić najbliższej rodzinie dostęp do dokumentacji związanej z dowodem osobistym zmarłego. Członkowie rodziny nie musieliby każdorazowo wykazywać interesu prawnego, aby otrzymać potrzebne informacje lub kopie dokumentów.
Rozwiązanie może pomóc podczas regulowania spraw majątkowych, spadkowych i administracyjnych. Po śmierci bliskiego rodzina często musi kontaktować się z wieloma instytucjami, a konieczność odrębnego uzasadniania każdego wniosku wydłuża procedury.
Uprawnienie nie będzie prawdopodobnie przysługiwało dowolnej osobie powołującej się na znajomość ze zmarłym. Przepisy powinny dokładnie określić krąg członków najbliższej rodziny oraz zakres dokumentacji, który może zostać im udostępniony. Nadal konieczna będzie ochrona danych osób trzecich znajdujących się w aktach.
Zmiany obejmą także akty urodzenia
Pakiet nie ogranicza się do dowodów i paszportów. Rząd planuje również zmianę przepisów dotyczących tak zwanych danych krytych, określanych też jako dane przesłaniające, wpisywanych do aktu urodzenia dziecka, gdy ojcostwo nie zostało ustalone.
Obecnie w określonych sytuacjach w akcie mogą pojawiać się fikcyjne dane ojca. Rozwiązanie było przez lata uzasadniane ochroną dziecka, ale coraz częściej jest oceniane jako nieprzystające do współczesnych realiów. Może także wywoływać problemy przy wykorzystywaniu polskiego aktu za granicą, gdzie urzędy oczekują wyjaśnienia pochodzenia wpisanych danych.
Projekt ma odejść od bezwzględnego obowiązku umieszczania takich informacji. Zastosowanie danych krytych stałoby się fakultatywne, a osoba zainteresowana mogłaby złożyć wniosek o sprostowanie wcześniej sporządzonego aktu zawierającego fikcyjne dane.
Zmiana jest odpowiedzią na postulaty obywateli, urzędników stanu cywilnego oraz Rzecznika Praw Obywatelskich. Ma ograniczyć sytuacje, w których formalna fikcja prowadzi do dodatkowych kosztów, nieporozumień lub konieczności zamawiania kolejnych tłumaczeń dokumentu.
Nowe zasady dotyczące paszportów
W części paszportowej projekt przewiduje zarówno ułatwienia elektroniczne, jak i bardziej precyzyjne zasady postępowania urzędów. Jedną z propozycji jest możliwość wyrażenia przez internet zgody na wydanie dokumentu paszportowego dziecku. Pozwoliłoby to ograniczyć osobiste wizyty rodziców, którzy mieszkają w różnych miejscowościach lub za granicą.
Organ paszportowy ma również otrzymać prawo żądania szerszego katalogu danych służących potwierdzeniu tożsamości wnioskodawcy. Ma to znaczenie zwłaszcza w nietypowych sytuacjach, gdy standardowe dokumenty nie pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby.
Projekt przewiduje też brak zwrotu opłaty po skutecznym złożeniu wniosku o paszport lub paszport tymczasowy. Ma to uporządkować sytuacje, w których dokument został już zamówiony i spersonalizowany, ale obywatel rezygnuje z jego odbioru lub pojawiają się przeszkody uniemożliwiające wydanie.
Nowe przepisy mają ponadto doprecyzować postępowanie, gdy wniosek o odmowę wydania lub unieważnienie paszportu wpłynie już po spersonalizowaniu dokumentu, lecz przed przekazaniem go obywatelowi. Chodzi o wyeliminowanie wątpliwości, które mogą powstawać na końcowym etapie procedury.
Czy przepisy na pewno wejdą w życie 1 lipca 2026 roku?
W medialnych zapowiedziach jako termin rozpoczęcia reformy wskazywany jest 1 lipca 2026 roku. Oficjalny wykaz prac rządu opisuje jednak dokument jako projekt, dlatego data nie powinna być przedstawiana jako pewna bez potwierdzenia zakończenia procesu legislacyjnego i publikacji ustawy.
Aby nowe regulacje zaczęły obowiązywać, projekt musi zostać przyjęty przez rząd, przejść postępowanie w Sejmie i Senacie, zostać podpisany przez prezydenta oraz opublikowany w Dzienniku Ustaw. Dopiero opublikowany tekst ustawy pozwoli jednoznacznie ustalić datę wejścia w życie każdego rozwiązania.
Część przepisów może zacząć obowiązywać później niż pozostałe. Dotyczy to zwłaszcza usług wymagających przebudowy rejestrów, uruchomienia nowych formularzy elektronicznych i dostosowania systemów używanych przez gminy, konsulaty oraz organy paszportowe.
Obywatele, których dokument wkrótce straci ważność, nie powinni odkładać złożenia wniosku w oczekiwaniu na reformę. Do czasu oficjalnego wejścia nowych przepisów w życie należy stosować aktualne zasady podawane przez urząd gminy i administrację państwową.
Mniej wizyt i większa swoboda dla obywateli
Planowana reforma ma objąć znacznie więcej niż jedną zmianę w dowodach osobistych. Jej wspólnym kierunkiem jest ograniczenie sztywnego przypisania obywatela do konkretnego urzędu, rozszerzenie usług cyfrowych oraz usprawnienie wymiany danych między instytucjami.
Najbardziej odczuwalne mogą okazać się dłuższa ważność dowodów dla seniorów, możliwość wyboru innej gminy odbioru oraz internetowe zgłaszanie utraty dokumentu dziecka. Duże znaczenie będą miały również rozwiązania dla osób, które z powodu stanu zdrowia nie mogą samodzielnie dotrzeć do urzędu.
Zakres reformy może jeszcze zmienić się podczas prac parlamentarnych. Dopiero ostateczna ustawa pokaże, które propozycje zostaną zachowane, kiedy dokładnie zaczną obowiązywać i czy wszystkie planowane usługi będą dostępne od tego samego dnia.
