Plan urlopów na 2026 rok pozostaje jednym z kluczowych narzędzi organizacyjnych w wielu zakładach pracy. Dokument ten pozwala pogodzić prawo pracowników do wypoczynku z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy, Santeos.pl podaje.
Choć przepisy nie wskazują konkretnej daty jego sporządzenia, w praktyce plan powinien powstać jeszcze przed rozpoczęciem nowego roku. Dzięki temu pracownicy mogą wcześniej zaplanować swój czas wolny, a pracodawca uniknąć problemów kadrowych. W 2026 roku zasady planowania urlopów nadal wynikają bezpośrednio z Kodeksu pracy.
Warto podkreślić, że plan urlopów obejmuje zarówno urlop bieżący, jak i zaległy. Nie uwzględnia natomiast urlopu na żądanie, który ma odrębny charakter. Dobrze przygotowany plan zmniejsza ryzyko sporów i ułatwia zarządzanie zespołem. Dla wielu firm jest to również element porządkujący wewnętrzne procedury. Z tego powodu temat planu urlopów wraca co roku wraz z końcem grudnia.
Wymiar urlopu wypoczynkowego według Kodeksu pracy
Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jego wymiar zależy od stażu pracy i w 2026 roku pozostaje bez zmian. Pracownicy z krótszym niż dziesięcioletni stażem mają prawo do 20 dni urlopu w roku. Osoby, które przepracowały co najmniej 10 lat, mogą skorzystać z 26 dni wypoczynku.
Od 1 stycznia 2026 roku do stażu pracy wliczane są także dodatkowe okresy aktywności zawodowej. Chodzi między innymi o prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej czy wykonywanie umów cywilnoprawnych. To istotna zmiana, która może wpłynąć na wymiar urlopu wielu pracowników. Pracodawcy powinni uwzględnić te zasady przy sporządzaniu planów urlopowych. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczenia dni wolnych.
Urlop dla pracowników podejmujących pierwszą pracę
Osoby rozpoczynające pierwszą pracę nabywają prawo do urlopu w sposób szczególny. W pierwszym roku zatrudnienia urlop przysługuje im stopniowo, z upływem każdego miesiąca pracy. Co miesiąc pracownik zyskuje jedną dwunastą rocznego wymiaru urlopu. Oznacza to, że pełne prawo do urlopu pojawia się dopiero po przepracowaniu całego roku.
Ten mechanizm ma znaczenie przy planowaniu urlopów w 2026 roku. Pracodawca powinien uwzględnić fakt, że nowy pracownik nie dysponuje od razu pełnym limitem dni wolnych. Plan urlopów musi więc być dostosowany do rzeczywistego wymiaru przysługującego urlopu. W praktyce często wymaga to aktualizacji planu w trakcie roku. Jest to normalna procedura, szczególnie w firmach o dużej rotacji pracowników.
Urlop bieżący i zaległy – najważniejsze terminy
Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabywa do niego prawo. Jeśli jednak nie dojdzie do jego wykorzystania, od 1 stycznia następnego roku urlop staje się zaległy. Taki urlop musi zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Termin ten jest sztywny i wynika wprost z przepisów.
Plan urlopów na 2026 rok powinien uwzględniać także zaległe dni wolne. Pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby pracownik wykorzystał je w ustawowym terminie. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami prawnymi. Z tego powodu zaległy urlop często ma priorytet w planowaniu. W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego udzielenia dni wolnych.
Urlop na żądanie a plan urlopów
Urlop na żądanie stanowi szczególną część urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo do czterech dni takiego urlopu w roku, jednak nie są one ujmowane w planie urlopów. Decyzja o ich wykorzystaniu zapada z dnia na dzień, bez wcześniejszego planowania. To rozwiązanie ma zapewnić elastyczność w nagłych sytuacjach.
Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu na żądanie w danym roku, niewykorzystane dni nie przepadają. Zostają one włączone do puli zwykłego urlopu wypoczynkowego. Można je wtedy wykorzystać do końca następnego roku kalendarzowego. Pracodawcy powinni pamiętać o tym przy rozliczaniu urlopów. Ma to znaczenie szczególnie przy końcu roku i sporządzaniu nowych planów.
Kiedy pracodawca musi sporządzić plan urlopów
Plan urlopów sporządza pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz potrzeby organizacyjne firmy. Przepisy nie wskazują konkretnego terminu jego przygotowania. Przyjmuje się jednak, że powinien on powstać przed rozpoczęciem roku, którego dotyczy. Tylko wtedy spełnia swoją funkcję planistyczną.
Istnieją sytuacje, w których pracodawca może zrezygnować z tworzenia planu urlopów. Dotyczy to firm, w których nie działa zakładowa organizacja związkowa lub gdy związki zawodowe wyrażą na to zgodę. W takim przypadku terminy urlopów ustalane są indywidualnie z pracownikami. Rozwiązanie to bywa popularne w mniejszych przedsiębiorstwach.
Jak udostępnić plan urlopów pracownikom
Gotowy plan urlopów powinien zostać ogłoszony w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy. Najczęściej odbywa się to poprzez tablicę ogłoszeń, system intranetowy lub platformę HR. Pracodawca nie ma obowiązku przekazywania planu każdemu pracownikowi indywidualnie. Ważne jest jednak, aby był on łatwo dostępny.
Sam plan urlopów nie uprawnia jeszcze pracownika do rozpoczęcia wypoczynku. Konieczne jest złożenie wniosku urlopowego i uzyskanie zgody pracodawcy. Dopiero po spełnieniu tych warunków urlop może się rozpocząć. To istotny element procedury, o którym często się zapomina. Jasne zasady pomagają uniknąć nieporozumień i konfliktów w firmie.
