Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy tankujący paliwo na stacjach paliw muszą przygotować się na dużą zmianę w rozliczeniach. Papierowe wydruki oraz pliki PDF przesyłane e-mailem przestają obowiązywać, a faktury za paliwo będą wystawiane wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur, Santeos.pl podaje, powołując się na moto.rp.pl.
Oznacza to zupełnie nowe podejście do obiegu dokumentów księgowych. Dla wielu firm to symboliczny koniec epoki teczek z paragonami. Nowe zasady mają ujednolicić rozliczenia, ale jednocześnie wymagają odpowiedniego przygotowania technicznego.
Zmiana obejmuje przede wszystkim przedsiębiorców korzystających z kart flotowych i regularnie rozliczających paliwo w kosztach działalności. Sprzedawca po wystawieniu faktury w KSeF nie będzie już przekazywał żadnej wizualizacji dokumentu. Nie pojawi się e-mail, SMS ani powiadomienie o gotowej fakturze. Cała odpowiedzialność za jej odbiór spoczywa na firmie.
Faktura tylko w systemie, bez informacji ze stacji
Od lutego 2026 roku stacja paliw zakończy swoją rolę na etapie wystawienia dokumentu w KSeF. Przedsiębiorca nie otrzyma potwierdzenia, że faktura została już udostępniona w systemie. W praktyce oznacza to konieczność regularnego monitorowania KSeF lub przekazania tego obowiązku księgowości. Dla wielu firm będzie to spora zmiana organizacyjna.
Eksperci podatkowi zwracają uwagę, że brak dostępu do systemu może skutkować brakiem faktury w dokumentacji. „Jeżeli przedsiębiorca nie odbierze faktury z KSeF, urząd skarbowy uzna, że dokument istnieje, ale firma go nie posiada” – tłumaczy jeden z doradców podatkowych. To z kolei może prowadzić do problemów przy rozliczeniach VAT i kosztów.
Jak odbierać faktury bez każdorazowego logowania
Zmiany nie oznaczają jednak, że po każdym tankowaniu trzeba ręcznie logować się na stronę rządową. Ministerstwo Finansów przewidziało kilka rozwiązań, które mają uprościć codzienną praktykę. Faktury można odbierać automatycznie, bez udziału przedsiębiorcy.
Najczęściej wybierane opcje to:
- integracja KSeF z programem finansowo-księgowym,
- korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez administrację skarbową,
- przekazanie obsługi dokumentów biuru rachunkowemu po wcześniejszym nadaniu uprawnień.
„Dla małych firm najlepszym rozwiązaniem jest pełne przekazanie KSeF księgowej” – komentuje właściciel biura rachunkowego z Warszawy. Podkreśla on, że brak odpowiednich uprawnień uniemożliwi dostęp do faktur, nawet jeśli zostały prawidłowo wystawione.
Dwa etapy wdrażania KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmie wszystkich przedsiębiorców jednocześnie. Ustawodawca zdecydował się na podział procesu na dwa etapy, aby ograniczyć ryzyko chaosu w pierwszych miesiącach działania systemu. Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto.
Pozostali przedsiębiorcy dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 roku. Ten dodatkowy czas ma pozwolić mniejszym podmiotom na dostosowanie oprogramowania oraz procedur wewnętrznych. Zdaniem analityków to kompromis między cyfryzacją a realnymi możliwościami firm.
| Etap | Data startu | Kogo obejmuje |
|---|---|---|
| I | 1 lutego 2026 | Firmy z obrotem powyżej 200 mln zł |
| II | 1 kwietnia 2026 | Pozostali przedsiębiorcy |
Okres przejściowy i limity
Do końca 2026 roku przewidziano okres przejściowy, który daje przedsiębiorcom pewną elastyczność. W tym czasie możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, o ile ich łączna wartość w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Co istotne, do limitu wliczają się tylko te faktury, które zasadniczo powinny trafić do systemu.
Dodatkowym ułatwieniem pozostaje możliwość korzystania z paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych. Takie dokumenty nie trafiają do KSeF i nie zmniejszają miesięcznego limitu. Dla drobnych przedsiębiorców to realna ulga w codziennych rozliczeniach.
Załączniki do faktur pod ścisłą kontrolą
Zmiany dotyczą również załączników do faktur. Jeżeli do dokumentu konieczne są dodatkowe zestawienia lub specyfikacje, nie będą one częścią faktury w KSeF. Trzeba je przesyłać oddzielnie, najczęściej w formie pliku PDF, zgodnie z określonymi zasadami.
Operatorzy stacji paliw jasno wskazują, że nie będą akceptować linków do zewnętrznych platform, plików zabezpieczonych hasłem ani archiwów ZIP. „Ma być prosto, ale według jasno określonych reguł” – podkreślają przedstawiciele branży. Dla firm oznacza to konieczność uporządkowania obiegu dokumentów także poza samym KSeF.
Floty zyskują, ale odpowiedzialność zostaje
Firmy zarządzające dużymi flotami mogą liczyć na pewne ułatwienia. Szczegółowe zestawienia transakcji paliwowych nadal będą dostępne jako załączniki w KSeF lub do pobrania online. Dzięki temu kontrola kosztów i analiza zużycia paliwa pozostaną możliwe, choć w nowej formie.
Jednocześnie eksperci przypominają, że brak dostępu do KSeF oznacza realne ryzyko podatkowe. Od lutego 2026 roku odpowiedzialność za odbiór faktury spoczywa wyłącznie na przedsiębiorcy, nie na stacji paliw. To zasada, o której firmy muszą pamiętać, planując swoje rozliczenia.
