Od 1 lutego 2026 roku system KSeF 2.0 został oficjalnie uruchomiony zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że wszyscy podatnicy – także mikrofirmy, JDG oraz mniejsi przedsiębiorcy – powinni potrafić zalogować się do KSeF i pobrać faktury, które wystawili im kontrahenci. W praktyce to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm, Santeos.pl podaje, powołując się nа money.pl.
Warto podkreślić, że choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF wprowadzany jest etapami, to odbieranie faktur dotyczy już teraz znacznie szerszego grona przedsiębiorców.
Faktury w KSeF trafiają bezpośrednio do systemu
Jedną z kluczowych zasad Krajowego Systemu e-Faktur jest to, że faktura zostaje uznana za doręczoną w momencie jej umieszczenia w systemie. Oznacza to, że kontrahent nie musi już przesyłać jej e-mailem ani w formie papierowej.
Eksperci podatkowi zwracają uwagę, że dla wielu firm to spore wyzwanie organizacyjne.
„Przedsiębiorcy muszą zmienić swoje nawyki i regularnie sprawdzać KSeF, bo to tam znajdują się dokumenty księgowe” – komentuje doradca podatkowy.
Jakie narzędzia umożliwiają dostęp do KSeF?
Duże podmioty najczęściej korzystają z systemów księgowych zintegrowanych z KSeF. Mniejsze firmy mogą jednak używać bezpłatnych rozwiązań udostępnionych przez administrację skarbową. Do najważniejszych należą:
- Aplikacja Podatnika KSeF dostępna w wersji przeglądarkowej
- Aplikacja Mobilna KSeF na smartfony
- e-mikrofirma dostępna przez e-Urząd Skarbowy
Co istotne, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą występować o dodatkowe uprawnienia – mają pełne prawa właścicielskie po poprawnym uwierzytelnieniu.
Logowanie do KSeF krok po kroku
Aby zalogować się do KSeF, należy wybrać jedną z dostępnych metod uwierzytelnienia. System umożliwia kilka rozwiązań, dzięki czemu można dopasować sposób logowania do własnych możliwości technicznych.
Najczęściej wykorzystywane metody to:
- profil zaufany,
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- odcisk palca certyfikatu krajowego (stosowany w szczególnych przypadkach).
Po wyborze metody logowania użytkownik podaje NIP firmy i potwierdza tożsamość. Następnie zostaje automatycznie przekierowany do panelu KSeF.
Dla wielu przedsiębiorców kluczowe jest to, że logowanie przez profil zaufany pozwala na uwierzytelnienie za pomocą bankowości elektronicznej.
Gdzie znaleźć i pobrać faktury?
Po zalogowaniu się do systemu, w menu po lewej stronie dostępna jest zakładka „Faktury”. To właśnie tam przedsiębiorca może:
- przeglądać faktury otrzymane od kontrahentów,
- pobierać je w odpowiednim formacie,
- sprawdzać status dokumentów,
- wystawiać własne faktury w KSeF.
Jeśli firma jeszcze nie otrzymała żadnych dokumentów, lista faktur będzie pusta. To normalna sytuacja w początkowej fazie korzystania z systemu.
Kiedy obowiązek wystawiania faktur stanie się powszechny?
Choć KSeF 2.0 już działa, obowiązek wystawiania faktur w systemie wciąż wprowadzany jest stopniowo. Przedsiębiorcy, których obrót w 2024 roku nie przekroczył 200 mln zł, będą musieli wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 roku.
Ekspertka ds. podatków zauważa:
„To ostatni moment, by przetestować system i przygotować firmę na pełne przejście na e-fakturowanie.”
Co sprawia przedsiębiorcom największe trudności?
W pierwszych dniach działania systemu najczęściej pojawiają się pytania o:
- dostęp do KSeF 2.0,
- logowanie do KSeF,
- pobieranie faktur KSeF,
- uprawnienia w systemie,
- różnice między KSeF 1.0 a 2.0.
Specjaliści podkreślają, że kluczem jest regularne korzystanie z systemu i stopniowe oswajanie się z nowymi procedurami.
Nowa rzeczywistość dla firm
Uruchomienie KSeF 2.0 oznacza kolejny krok w cyfryzacji podatków w Polsce. Dla przedsiębiorców to zmiana wymagająca przyzwyczajenia, ale jednocześnie szansa na większą przejrzystość i automatyzację procesów księgowych. Ci, którzy już teraz nauczą się sprawnie poruszać po systemie, zyskają przewagę, gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich.
